Informativa sulla privacy

1. Piattaforma e studio fotografico

Per l’account e il funzionamento della piattaforma, il riferimento è Studivon, il servizio presentato su studivon.com. Puoi contattare l’assistenza e inviare richieste relative ai tuoi dati a info@studivon.com, il recapito di assistenza del servizio.

Il fotografo o lo studio che raccoglie i dati dei propri clienti decide le finalità del servizio fotografico e ne è il titolare del trattamento. Studivon mette a disposizione gli strumenti per gestirli. Se compili un modulo di uno studio, consulta anche l’informativa mostrata in quel modulo e rivolgiti allo studio per le richieste relative alla tua pratica.

2. Dati trattati e finalità

• Account e accesso: nome, email, dati del profilo, credenziali protette, sessioni e permessi, per creare e proteggere l’accesso al tuo studio.
• Attività dello studio: anagrafiche, recapiti, richieste, appuntamenti, preventivi, contratti, firme, pagamenti registrati, note e documenti caricati, per svolgere le operazioni richieste dagli utenti.
• Gallerie e archivio cliente: foto, video, dimensione dei file, scadenze e account cliente collegato, per mostrare la galleria, consentire i download e gestire l’eventuale conservazione acquistata dal cliente.
• Acquisti: importi, imposte calcolate, identificativi di pagamento, rimborsi e quota spettante al fotografo, per gestire acquisti, contabilità e contestazioni. Il pagamento online è gestito da Stripe; Studivon non conserva i dati completi della carta.
• Comunicazioni: indirizzi dei destinatari, contenuti e stato dei messaggi necessari a fornire il servizio, come accessi, appuntamenti e documenti condivisi.
• Sicurezza e assistenza: registrazioni delle operazioni e informazioni tecniche necessarie a prevenire accessi non autorizzati, diagnosticare errori e rispondere alle richieste di assistenza.

Le finalità di gestione dell’account e dei servizi richiesti si basano sull’esecuzione del rapporto con l’utente e sulle misure precontrattuali; gli adempimenti previsti dalla legge si basano sui relativi obblighi. Le attività di protezione del servizio rispondono all’interesse legittimo alla sicurezza, nel rispetto dei diritti degli interessati. Il collegamento a servizi esterni è facoltativo e richiede la tua autorizzazione.

I dati indicati come obbligatori servono a gestire l’operazione richiesta. Gli altri campi sono facoltativi. La presa visione di un’informativa non costituisce consenso a comunicazioni pubblicitarie. Studivon non usa il collegamento Calendar per finalità pubblicitarie o per decisioni automatizzate con effetti giuridici sulle persone.

3. Accesso con Google e Google Calendar

L’accesso con Google utilizza l’email verificata e l’identificativo dell’account per riconoscerti. Studivon non riceve la tua password Google. Accedere con Google non collega automaticamente il calendario: il collegamento si attiva separatamente da Impostazioni → Calendari collegati.

Se colleghi Calendar, Studivon riceve l’email e l’identificativo dell’account, i token di autorizzazione e l’elenco dei calendari accessibili, con nome, fuso orario e permessi. Legge gli eventi per mostrarli nell’agenda e calcolare gli orari occupati. La copia locale contiene identificativi, titolo, luogo, inizio e fine, indicazione di giornata intera, riferimenti alle ricorrenze e link Google. Descrizioni e partecipanti non vengono conservati nella copia degli eventi, anche se possono essere presenti nelle risposte ricevute da Google ed elaborate temporaneamente da Studivon.

Puoi scegliere quali calendari mostrare, quali utilizzare per la disponibilità e dove salvare gli appuntamenti. Al collegamento, i calendari individuati sono inizialmente visibili e considerati nel calcolo della disponibilità; quando presente, un calendario scrivibile viene impostato come destinazione. Puoi cambiare queste preferenze.

Per sincronizzare un appuntamento, Studivon invia a Google titolo, luogo, date, orari, fuso, stato e un riferimento all’appuntamento CRM. Può generare un link Google Meet per gli incontri in video. La sincronizzazione non aggiunge invitati e non richiede a Google di inviare notifiche ai partecipanti. I clienti che scelgono un orario vedono le disponibilità, senza i titoli o i dettagli dei tuoi impegni Google.

I dati Google sono utilizzati per le funzionalità descritte. Non vengono venduti, utilizzati per pubblicità o trasferiti a modelli di intelligenza artificiale. Il loro utilizzo e trasferimento sono limitati secondo la Google API Services User Data Policy, compresi i requisiti di Limited Use.

4. Chi può accedere ai dati

I dati del CRM sono associati allo studio di appartenenza. Proprietari, amministratori e collaboratori accedono secondo i propri permessi; i clienti accedono ai contenuti condivisi con loro. Il collegamento Calendar è gestito dai proprietari e dagli amministratori dello studio.

Studivon utilizza Cloudflare per l’hosting e l’archiviazione. Stripe gestisce i pagamenti online e i trasferimenti ai fotografi; Google interviene quando scegli l’accesso Google o Calendar. I servizi di invio email e le ulteriori integrazioni configurate ricevono i dati necessari alle rispettive funzioni. I dati possono inoltre essere trattati per esigenze di assistenza e per adempiere a obblighi di legge.

I fornitori possono operare in più Paesi. Puoi richiedere al contatto del servizio informazioni sui destinatari, sui luoghi del trattamento e sulle garanzie applicabili agli eventuali trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo. Non è prevista la pubblicazione della rubrica o dei calendari degli studi.

5. Protezione e conservazione

Studivon utilizza connessioni HTTPS, controlli di accesso e separazione dei dati tra studi. Le password sono conservate in forma di hash e i token del collegamento Google sono protetti con cifratura applicativa.

I dati sono conservati per la gestione del servizio, delle pratiche e degli eventuali obblighi amministrativi o di tutela dei diritti. Il periodo dipende dalla categoria di dato e dalla finalità; la chiusura di una pratica o la sospensione dello studio non provocano una cancellazione automatica. Per chiedere la cancellazione o informazioni sui dati ancora conservati, contatta lo studio interessato o l’assistenza Studivon.

Per le nuove gallerie, foto e video restano disponibili online fino alla scadenza scelta dallo studio, entro 36 mesi dalla prima pubblicazione. Seguono 30 giorni per scaricarli, poi i file vengono eliminati. Se il cliente acquista l’archivio, la conservazione dei file dura 24 mesi per acquisto; senza rinnovo, seguono altri 30 giorni per il download prima dell’eliminazione. I dati necessari a documentare pagamenti e obblighi amministrativi possono essere conservati separatamente dai file della galleria per i termini applicabili.

I dati del collegamento Calendar e le copie degli eventi restano nel CRM fino alla rimozione dell’account collegato, senza una scadenza automatica generale. Nascondere un calendario non cancella i dati già conservati.

6. Scollegare Google

Da Impostazioni → Calendari collegati → Rimuovi account, Studivon elimina dal CRM i token del collegamento, i riferimenti ai calendari di quell’account e le copie degli eventi importati. Invia anche a Google una richiesta di revoca. Puoi controllare o revocare direttamente l’accesso nelle connessioni del tuo Account Google.

Gli eventi originali sul calendario Google rimangono disponibili. Rimangono anche gli appuntamenti del CRM e i riferimenti Google o Meet già associati. Revocare l’accesso soltanto da Google non cancella automaticamente i dati già presenti in Studivon.

7. I tuoi diritti e le copie dei dati

Puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione o portabilità dei tuoi dati e opporti ai trattamenti nei casi previsti dalla normativa. Puoi revocare un consenso quando il trattamento si basa su di esso, senza incidere sul trattamento precedente. La richiesta viene verificata e valutata anche rispetto agli obblighi di conservazione applicabili.

Dal tuo studio puoi scaricare la rubrica nella pagina Clienti e l’archivio dei preventivi nella pagina Preventivi. Per ulteriori dati o richieste scrivi a info@studivon.com. Se la richiesta riguarda un servizio fotografico, indica anche lo studio che lo gestisce.

Puoi presentare un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all’autorità di controllo competente.

8. Cookie e aggiornamenti

Il servizio usa cookie tecnici per accesso, sessioni e sicurezza, oltre a preferenze locali dell’interfaccia. Le integrazioni esterne sono soggette anche alle informazioni fornite dai rispettivi servizi. Questa pagina viene aggiornata quando cambiano le funzioni o le modalità di trattamento; la versione è indicata all’inizio del documento.